Računovodski servisi svoje storitve obračunavajo na tri različne načine. Nekateri ponujajo samo eno vrsto obračunavanj, spet drugi kombinacijo dveh ali treh. V vsakem primeru je smiselno, da se že na začetku dogovorite o ceni in načinu obračunavanja računovodskih storitev.
1. Fiksni mesečni paketi za računovodstvo
Pri fiksnih mesečnih paketih zakupite standardizirani paket, ki ga ponuja računovodski servis. Prilagoditve paketa niso mogoče, saj se storitve ne določajo glede na vaše specifične potrebe. Paket zakupite vnaprej, z vezavo ali brez nje. Ko preteče določeno obdobje, lahko paket spremenite, če se vaš obseg poslovanja poveča.
Fiksni mesečni paketi za računovodstvo so v večini primerov razdeljeni v tri kategorije. Zato so na voljo mikro, srednji in veliki paketi. V teh paketih so navedene pavšalne postavke, ki se tičejo števila zaposlenih, števila dokumentov na mesec in obračunov DDV. Lahko izberete eno izmed treh kategorij, čeprav niso povsem prilagojene vašemu obsegu poslovanja.
Cena je sestavljena iz storitev računovodstva in uporabe online programa
Cena mesečnega paketa je običajno sestavljena iz cene za računovodske storitve in cene za uporabo računovodskega programa z licenco. Računovodski programi delujejo preko internetne povezave in vam omogočajo, da se z računovodjo povežete iz katerekoli elektronske naprave. Gre za brezpapirno poslovanje, pri čemer poslujete z dostopom do spletnega programa, ki ga uporablja tudi vaš računovodja.
Primerno za vse, ki želite poslovati brezpapirno in lahko veliko naredite sami
Uporaba online računovodstva vam omogoča, da vse opravljate na daljavo, tudi odlagate dokumente v spletni nabiralnik in pregledujete finančne podatke v realnem času. Ta oblika obračunavanja je najbolj primerna v primeru, če imate mikro ali majhno podjetje, ne potrebujete veliko svetovalnih storitev in znate veliko postoriti sami, tudi v računovodskem programu.
Določene naloge lahko opravlja računovodja, določene naloge pa vi sami
Lahko se odločite za pakete z vnaprej znanimi storitvami, ki jih bo računovodja za vas opravljal v celoti. Imate pa tudi možnost, da znižate ceno mesečnega paketa tako, da določena dela opravljate sami. Na primer, sami izdajate in v program vpisujete podatke za izdane račune, potne naloge, blagajno in drugo.
Na drugi strani pa računovodji prepustite zahtevnejše naloge, ki jih sami ne morete opraviti. Na primer, obračun plače in amortizacije, davčni obračuni, knjiženje bančnih izpiskov, itd. Računovodja še vedno spremlja in nadzira vse aktivnosti ter opozarja na morebitne napake.
Nekateri računovodski servisi ponujajo pakete, kjer so v spletnem programu nastavljene nastavitve za potrebe računovodenja specifičnih pravnih oseb. Na primer, paket za normirance omogoča izdajanje vseh vrst računov, vodenje potnih nalogov in osnovnih sredstev ter obračun prispevkov. Na voljo so tudi specifični fiksni paketi za društva in zavode, popoldanske s.p.-je, in drugo.
2. Podjetju prilagojen mesečni pavšal za računovodstvo
Cena mesečnega pavšala je prilagojena individualnim potrebam vašega podjetja in sloni na obsegu vašega poslovanja, ki je povezan s številom poslovnih dogodkov.
Ta način obračunavanja je dobra izbira, če imate na mesečni ravni približno vedno enako poslovnih dogodkov oziroma knjižb (knjiženje dokumentov v glavno knjigo, kot so prejeti in izdani računi, bančni izpiski in potni nalogi, obračun prispevkov in plač za določeno število zaposlenih, ter obračun DDV itd.).
Gre za vnaprej dogovorjen znesek za znani obseg storitev, ki jih računovodski servis opravlja za vas na mesečni ravni. Tako boste za vsak mesec vedeli natančen strošek računovodstva in boste lahko planirali stroške na letni ravni. Ker so mesečni pavšali prilagojeni vašemu obsegu poslovanja in zahtevnosti računovodenja, boste plačali precej realno ceno za računovodske storitve.
Večji kot je obseg poslovanja, višja je cena za računovodstvo
Obseg poslovanja, na katerem temelji cena za računovodstvo, je sestavljen iz števila poslovnih dogodkov (dokumentacije, ki jo je potrebno poknjižiti/obračunati) in iz zahtevnosti računovodenja.
Na primer, knjigovodstvo je bolj zahtevno (računovodja napravi več knjižb in porabi več časa za delo), če ste zavezanec za DDV, imate veliko zalog in osnovnih sredstev, poslujete z državami znotraj in zunaj Evropske Unije, ste zavezani k reviziji, poslujete v zelo specifični panogi, potrebujete stroškovno in analitično računovodstvo na mesečni ravni, in drugo.
Zneski pavšalov se naknadno spremenijo, če podjetje raste.
Na začetku, ko boste računovodji na sestanku podrobno razložili, kakšen je vaš obseg poslovanja, vam bo računovodja ponudil določeno ceno, ki bo ostala nespremenjena ves čas sodelovanja. Sami je zagotovo ne bodo samodejno višali, ne da bi se vi s tem strinjali.
V primeru, da bo vaše podjetje sčasoma raslo (npr., da boste zaposlili več delavcev, razširili poslovanje v tujino, postali zavezanec za DDV), lahko pričakujete višji znesek pavšala, saj bo računovodja imel veliko več dela kot na začetku. Računovodja vas bo opomnil na povečan obseg poslovanja in vam pripravil novo ponudbo. Za nazaj pa ne bodo delali poračunov.
3. Cena za računovodstvo glede na število posamičnih knjižb
Pri tarifnem zaračunavanju računovodskih storitev gre za zelo natančne izračune, zato ne plačate preveč in niti premalo. Tarifno obračunavanje omogočajo računovodski programi, ki samodejno beležijo in na koncu meseca izpišejo vse vknjižbe, vključno z urami, ki jih je računovodski servis opravil za vaše podjetje v enem mesecu.
Račun ima specificirane cene za posamezne poslovne dogodke in knjižbe
Na računu, ki ga boste prejeli za plačilo, bodo navedene vse postavke. Napisano bo število knjižb (knjiženje prejetih in izdanih računov, bančnih izpiskov, itd.) in cena za eno knjižbo (npr. 50 knjižb po ceni 1€ za knjižbo). V to se štejejo vse ročne knjižbe in ne tiste, ki se samodejno poknjižijo na temeljnico.
Če boste v spletni program sami vnašali določene postavke, na primer potne naloge ter izdane in prejete račune, bo cena za knjižbo nižja, kot če bi jo naredil računovodja. Še vedno pa ne bo zastonj, saj mora računovodja vedno preveriti, ali ste vse pravilno vnesli ter nenazadnje mora poslovni dogodek tudi poknjižiti na ustrezne konte.
Na računu bodo zapisani tudi ostali poslovni dogodki po tarifni postavki. Na primer, obračun plače za enega zaposlenega stane 25 €, obračun DDV 30 €, obračun amortizacije 50 €, in ostalo. Ti poslovni dogodki se ne štejejo med navadne knjižbe, ker delo ne zajema samo knjiženja, ampak tudi pripravo in izdelavo obračuna, oddajo obrazcev in drugo.
Tarifno obračunavanje se prilagaja nihanju obsega poslovanja.
Obračunavanje računovodskih storitev po tarifnem sistemu predstavlja dobro možnost, če vaše poslovanje niha po obsegu, posledično tudi obsegu dokumentacije in številu poslovnih dogodkov. Na primer, če se ukvarjate s sezonsko dejavnostjo in imate zato poleti, ko veliko delate, višje stroške za računovodstvo, pozimi izven sezone pa se cena za računovodstvo zniža.
Zaračunavanje dodatnih računovodskih storitev
Pri tarifnem obračunavanju cen za računovodstvo so cene vezane na točno določene storitve, ki jih za vas v enem mesecu opravil računovodski servis. Pri fiksnih mesečnih paketih in mesečnih pavšalih pa velja, da servisi dodatno zaračunajo vse storitve, ki niso predhodno navedene oziroma niso del rednega poslovanja.
V to so zajete vse storitve, ki niso običajen del računovodenja, ampak jih računovodja opravi po potrebi. Pri tem bodite pozorni na skrite stroške, saj se nizka cena določenega paketa lahko na prvi pogled zdi mamljiva, vendar dodatne storitve izven paketa lahko vplivajo na precejšnjo podražitev celotnega stroška za računovodstvo.
Računovodski servisi dodatno zaračunavajo naslednje storitve:
Širok obseg storitev
Dodatno se lahko zaračunajo (po tarifi računovodskega servisa) poročila za statistični urad RS, prijave podatkov o izplačanih plačah na ZPIZ, refundacije boleznin, obračuni avtorskih honorarjev in podjemnih pogodb, kompenzacije in ePoboti, izterjava neplačanih terjatev, amortizacijski načrti, vodenje analitičnih evidenc, rekapitulacijska poročila, in drugo.
Davčno in poslovno svetovanje, kadrovske storitve, revizijski pregledi
V sklopu dodatnih storitev, ki niso vključene v mesečne cene za računovodstvo, je na voljo tudi poslovno svetovanje, davčno svetovanje, revizija oziroma priprava dokumentacije na revizijski pregled ter kadrovske storitve (npr. napotitve delavcev, zaposlovanje tujcev, itd.). Cena za te storitve se običajno obračuna glede na svetovalno uro, cena svetovalne ure pa je odvisna od zahtevnosti primera, zato se določi individualno.
Zahtevaj brezplačne ponudbe za davčno svetovanjeObisk računovodje na sedežu podjetja
Računovodski servisi ponujajo možnost, da vas računovodja obišče na sedežu podjetja. Lahko gre za prevzem dokumentacije, urejanje poslovnih knjig ali katerakoli druga dela. Lahko se dogovorite tudi za redne obiske, enkrat tedensko ali enkrat na dva tedna. Ta način je smiseln predvsem za srednja in velika podjetja.
Izdelava letnih poročil
Nekateri računovodski servisi ceno za izdelavo letnih poročil (bilanca stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnih tokov, izkaz gibanja kapitala, razlagalna računovodska pojasnila kot priloga k izkazom) že vključijo v ceno mesečnih pavšalov oziroma fiksnih paketov, spet drugi pa poročil ne bodo zaračunavali med letom, temveč v enkratnem znesku. To pomeni, da računovodski servis izda račun za marec, račun pa boste morali plačati v aprilu. Na tem naslovu si lahko ogledate povprečne cene za izdelavo letnega poročila.
