Z razvojem digitalnih tehnologij se je razvilo tudi e-računovodstvo, ki mu pogosto rečemo tudi brezpapirno, online, digitalno ali spletno računovodstvo. Podjetjem in računovodskim servisom omogoča hitrejše iskanje po dokumentaciji in hitrejše vnašanje in knjiženje poslovnih dogodkov ter bolj ažurno poslovanje.
Če računovodski servis, s katerim trenutno sodelujete, ne nudi spletnih rešitev za vodenje poslovnih knjig, lahko poiščete drugega, ki to ponuja. Preberite več o tem, kako lahko na enostaven način zamenjate računovodski servis.
V nadaljevanju navajamo 9 razlogov iz prakse o tem, zakaj se vedno več podjetnikov odloča za e-računovodstvo.
1. V program lahko dostopate s katerokoli elektronsko napravo z internetno povezavo
Računovodstvo v oblaku pomeni, da se vsi podatki, ki jih vi ali vaš računovodja vnašata v program, varno shranjujejo na zmogljivih strežnikih zunaj podjetja. Ponudniki skrbijo za to, da so vsi podatki ustrezno kodirani in zaščiteni. Podatki se tudi varnostno kopirajo, zato ni razloga za skrb, da bi se izgubili.
V računovodski program dostopate z geslom in digitalnim potrdilom in preko katere koli elektronske naprave (pametni telefon, računalnik, tablica). Spletni programi delujejo tako, da za dostop v aplikacijo potrebujete le internetno povezavo, zato programa ni potrebno namestiti na računalnik kot običajno programsko opremo. Zato odpadejo tudi stroški za vzdrževanje sistema in posodabljanje tehnologije.
2. Kadarkoli lahko pregledate ažurne podatke, ki jih potrebujete
Na primer, če nujno potrebujete podatek o tem, koliko ste še dolžni dobavitelju za dobavo materiala, vam ni potrebno klicati računovodje, da bi ga vprašali za ta podatek, saj ga lahko kar sami pogledate preko mobilne aplikacije, ko ste na poti, na sestanku, doma ali pa na počitnicah.
Vsi podatki so ažurirani in posodobljeni, zato imate vpogled vanje v realnem času. Kadarkoli in iz katerekoli elektronske naprave lahko pregledujete obveznosti in terjatve do kupcev, stroške, prihodke, stanje na računu ter spremljate evidenco delovnega časa, in drugo.
3. V računovodskem programu lahko veliko stvari naredite sami
Ni vam treba klicati računovodje in čakati, da izda potni nalog, ki ga nujno potrebujete. To lahko naredite sami v programu. V polja vnesete podatke, ki jih potem natisnete v dokument ali dokument izvozite in pošljete po elektronski pošti. Prednost e-računovodstva je namreč v tem, da veliko stvari lahko naredite sami ter s tem skrajšate čas vnašanja podatkov in privarčujete na stroških.
V programu lahko izpisujete izdane račune in dobavnice, vodite zalogo blaga, materiala in izdelkov, vpisujete kadrovske podatke o zaposlenih, številčite prejete račune in jih vnašate v program po stroškovnih nosilcih ter iz vnesenih podatkov izvozite plačilni nalog ter ga le z enim klikom plačate preko e-banke.
4. Samodejne posodobitve vam olajšajo delo
Spletni računovodski programi se samodejno posodabljajo in pravočasno spreminjajo podatke, ki se navezujejo na določene zakonske predpise. Zato vam podatkov ni potrebno še enkrat preverjati in ročno posodabljati. Vedno vstopate v zadnje različice programa.
Na primer, ko boste vnašali podatke za obračun plače, bo program izpisal, koliko je bilo delovnih ur v preteklem mesecu. Samodejno se posodabljajo tudi šifranti dobaviteljev, ker program vleče podatke iz javne baze podatkov. Tako boste imeli vedno pri roki pravilen naslov kupcev in dobaviteljev.
5. Z računovodjo delujeta usklajeno (vi vnašate podatke, računovodja jih knjiži)
E-računovodstvo vam omogoča ažurno usklajevanje z računovodjo, saj oba operirata z najnovejšimi računovodskimi podatki znotraj enotne baze podatkov. Zato tudi ne prihaja do podvojenega vnosa podatkov. Vse, kar boste vnesli v program, bo to v istem trenutku videl tudi računovodja, ki potrebuje te podatke za nadaljnje delo.
Na primer, vi boste vnesli vse podatke v potne naloge, računovodja pa bo nato preveril, ali ste vse pravilno zapisali in izpolnili, ter poknjižil nalog na temeljnico. Naloga računovodje je, da so vsi dokumenti pravilno knjiženi v glavno knjigo, kar predstavlja tudi podlago za pripravo vseh zahtevanih poročil in obračunov. Preberite še, kaj vse bo računovodja opravljal za vaše podjetje.
6. Z brezpapirnim poslovanjem boste prihranili čas
Ni vam potrebno zbirati vse dokumentacije in papirjev ter izgubljati dragoceni čas, da jih na tedenski ali mesečni ravni dostavljate na sedež računovodskega servisa. Dokumente, ki ste jih prejeli v elektronski obliki, lahko enostavno prenesete v nabiralnik v online programu, nato pa jih bo računovodja ustrezno razporedil, poknjižil in naredil obračune.
Če ste prejeli dokument v papirnati obliki, ga lahko preko mobilne aplikacije skenirate tako, da ga zajamete v sliko in pošljete v elektronski nabiralnik. Brezpapirno poslovanje je še posebej koristno, če ste izbrali za vas najboljši računovodski servis, ki pa ni blizu kraju poslovanja, ampak na drugem koncu Slovenije.
7. Dokumentov vam ni potrebno arhivirati v papirnati obliki
Vso dokumentacijo morate po zakonu hraniti 10 let, vendar ni potrebno, da dokumentacijo v papirnati obliki arhivirate v fizičnem prostoru. Včasih so za to imeli skladiščne prostore, danes pa se lahko vsa dokumentacija hrani v elektronskem arhivu, ki sloni na varni informacijski tehnologiji.
8. Uvoze in izvoze obrazcev in datotek lahko zelo poenostavite
Spletni računovodski program vam omogoča, da se enostavno povežete z različnimi spletnimi portali. Na primer, če boste sami obračunali prispevke za socialno varnost, lahko datoteko z obrazcem neposredno uvozite iz programa na eDavke.
S tem se izognete dvojnemu shranjevanju in odpiranju novih datotek v okencih. Obrazca vam ni potrebno najprej shraniti na namizje in šele od tam uvoziti na eDavke v novem okencu. Vse to lahko naredite direktno iz spletnega programa.
9. Računovodski program lahko prilagodite specifikam vašega poslovanja
Zakupite lahko uporabo spletnega programa, ki vam omogoča prilagoditve glede na vaše potrebe poslovanja. Program ima določene funkcije, ki ustrezajo specifiki poslovanja in računovodenja. Nekateri programi so povezani s spletnimi trgovinami, specifičnimi programi za zaloge, moduli za materialno knjigovodstvo in drugo.
Na voljo so tudi spletni programi, ki so posebej programirani za določene dejavnosti oziroma so moduli prilagojeni dejavnosti, kot je hotelirstvo, gostinstvo, proizvodnja, servisne dejavnosti, veleprodaja in maloprodaja, ter drugo.
