Če spadate pod mala ali srednje velika podjetja (v tem besedilu obravnavamo obliki podjetij, kot sta samostojni podjetnik s.p. in družba z omejeno odgovornostjo d.o.o.), ste z računovodskega vidika zavezani k opravljanju določenih nalog, ki jih bo za vas opravljal računovodski servis.
Vse računovodske obveznosti izhajajo iz tega, da je potrebno zadostiti standardom in predpisani zakonodaji, kot so slovenski in mednarodni računovodski standardi, zakon o dohodnini, zakon o delovnih razmerjih in drugi zakoni. Na drugi strani so računovodske storitve tudi pomemben del poslovanja, saj izkazujejo finančno stanje, ki služi kot opora pri poslovnih odločitvah.
1. Računovodske obveznosti znotraj rednega poslovanja
Gre za naloge znotraj knjigovodstva in finančnega računovodstva. Preberite več o različnih vrstah računovodstev.
Izdaja, knjiženje in evidentiranje prejetih in izdanih računov
Ne glede na obseg poslovanja, boste v vsakem primeru morali izdati račune za opravljeno dobavo blaga ali storitev ter evidentirati prejete račune dobaviteljev in obratovalnih stroškov. S tem mislimo tudi na dobropise, avanse in e-račune.
Z računovodjo lahko sodelujete tako, da vi izdate račun, računovodja pa ga evidentira in poknjiži v glavno knjigo. Enako velja tudi za izdajo gotovinskih računov, ki jih lahko davčno potrdite s pomočjo aplikacije ali programa z digitalnim potrdilom.
Izvajanje plačilnega prometa, knjiženje bančnih izpiskov in izdaja plačilnih nalogov
Če boste vse račune plačevali sami preko e-banke, ne pozabite, da vpišete pravilne sklice in druge podatke, saj računovodja ob knjiženju bančnih izpiskov le tako lahko zapira (ročno ali samodejno) odprte postavke glede na saldakonte (obveznosti in terjatve do kupcev).
Sicer lahko izvajanje plačilnega prometa prepustite računovodskemu servisu. Če pa želite imeti nadzor nad plačilnim prometom, je smiselno, da vam računovodja pomaga pri pripravi plačilnih nalogov, še posebej, ko gre za plače delavcev, kompenzacije, plačilo davkov in drugo.
Priprava, izdaja in knjiženje potnih nalogov
Če zaposlene napotujete na službena potovanja, je za to potrebno pripraviti, izdati in tudi poknjižiti potne naloge, vključno z pravilnim obračunom dnevnic, kilometrine in ostalih stroškov, kot so cestnine, nočitve in drugo. Pri plači zaposlenega je potrebno obračunati tudi boniteto, če gre za uporabo službenega vozila.
Obračun amortizacije za osnovna sredstva
Kupljena osnovna sredstva (opredmetena in neopredmetena sredstva ter naložbene nepremičnine), je potrebno evidentirati v register osnovnih sredstev, pri tem pa določiti ustrezno amortizacijsko stopnjo, ki je določena v Zakonu o davku od dohodkov pravnih oseb. Amortizirana sredstva so v bilanci stanja označena kot odhodki oziroma stroški, zato je pomembno, da je obračun pravilen.
Obračun obresti na odprte postavke, poboti in IOP obrazci
Z IOP obrazcem obvestite dolžnika o zapadlih neporavnanih obveznostih, saj so na dokumentu izpisane odprte postavke za neplačane ali delno plačane račune. IOP obrazci so osnova za obračun obresti na odprte postavke, obresti na zamujena plačila ter za izdajo opominov in pripravo kompenzacij. Kompenzacije (obvezni ali neobvezni večstranski poboti) je potrebno oddati v Ajpesov sistem ePobot v obdobju od 10 do 17 dne v posameznem mesecu.
2. Računovodske obveznosti glede osebnih prejemkov
Obračun in izplačilo plač
Če imate v podjetju zaposlene delavce, mora računovodja pripraviti podatke za obračun (neto in bruto izračun, dodatki na delovno dobo, bonitete, olajšave, odtegljaji itd.) in poskrbeti za knjiženje plač pod stroške. Vaša naloga pa je v izplačilu neto osnove, prispevkov in povračil za malico in prevoz na delo. Vse to je potrebno plačati do zakonskega roka (18-ega v mesecu).
Obračun in izplačilo drugih osebnih prejemkov
Regres, ki je vezan na odmero letnega dopusta, je potrebno obračunati in nakazati zaposlenim do 30.6. vsako leto. Sicer mora računovodja obračunati in poknjižiti tudi druga izplačila, v primeru, da v podjetju sodelujete z zunanjimi izvajalci, kjer so izplačila vezana na avtorske honorarje in podjemne pogodbe. Med ostale prejemke spadajo še štipendije, finančni najemi, sejnine, nagrade, itd.
Obračun prispevkov za socialno varnost in oddaja obrazca OPSVZ
Če imate enoosebno družbo, se morate v d.o.o.-ju samozaposliti, sicer pa ste kot zasebnik, zaposleni iz dejavnosti ali podjetnik s popoldanskim s.p.-jem zavezani k obračunavanju in izplačevanju prispevkov za socialno varnost (prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje, zdravstveno zavarovanje ter starševsko varstvo in zaposlovanje). Do 15-ega v mesecu morate oddati obrazec OPSVZ na eDavke ter plačati plačilni nalog.
Oddaja obrazcev za poročanje kontrolnim institucijam
Pri obračunavanju plač in drugih osebnih prejemkov je potrebno na ustreznih obrazcih poročati o različnih podatkih. Obrazce mora računovodja oddati v predvidenem roku na FURS, Ajpes ali ZZZS. Gre predvsem za obrazce REK1, REK2, ZAP-M, M1, M2, M3, in M12. V to so všteti podatki o plačah in drugih osebnih prejemkih, zahtevki za bolniške refundacije, prijave in odjave zaposlitve delavcev, itd.
3. Računovodske obveznosti, če imate zaloge blaga, materialov in izdelkov
Inventura/popis zalog
Vsaka pravna oseba, ki ima zaloge (blago, materiali, izdelki in polizdelki), mora enkrat letno narediti popis zalog oziroma inventuro. S popisom se ugotavlja, ali je v poslovnih knjigah vse tako, kot mora biti. S tem mislimo predvsem na aktivo in pasivo v bilanci stanja, pri čemer se lahko odkrijejo tudi razlike med knjigovodskim in dejanskim stanjem sredstev in obveznosti do njihovih virov.
4. Računovodske obveznosti glede davkov
Če ste davčni zavezanec, bo računovodja skrbel za vodenje davčnih evidenc in knjiženje zapisov za DDV in druge vrste davkov na temeljnico, kar predstavlja osnovo za davčne obračune. Zaradi zapletenosti davčnega sistema in obširne zakonodaje na tem področju lahko koristite storitve, ki jih ponuja davčno svetovanje.
Obračun in oddaja obrazcev DDV-O, poročilo o dobavah in rekapitulacijsko poročilo
Računovodja mora oddati določene obrazce vsak mesec v primeru, da ste mesečni zavezanec za DDV, in na vsake tri mesece, če ste trimesečni zavezanec za DDV. DDV lahko obračuna tudi na podlagi plačane realizacije. V vsakem primeru mora predložiti obračun na FURS in plačati davek do konca meseca za preteklo obdobje.
Oddati mora obrazec DDV-O (obračun davka na dodano vrednost), rekapitulacijsko poročilo (v primeru dobav storitev ali blaga znotraj EU) ter poročilo o dobavah po 76a členu (v primeru obrnjene davčne obveznosti, na primer za storitve v gradbenem sektorju).
Obračun davka od dohodka pravnih oseb in davka od dohodka iz dejavnosti
Za vse DDV zavezance mora računovodja do konca marca oddati davčne obračune za prejšnje davčno leto. Oddaja je sočasna z letnimi poročili. Gre za obračun davka od dohodka pravnih oseb ter obračun davka od dohodka podjetnika z dejavnostjo. Slednji je pravzaprav dohodnina. Vaša naloga pa je, da do 10-ega v mesecu (vsak mesec ali na tri mesece) plačate odmerjeno akontacijo davka po obračunu dohodnine oziroma DDPO.
Poročanje Intrastat
Vaše podjetje je avtomatično vključeno v Intrastat poročanje, če trgujete s podjetji ali posamezniki iz drugih držav EU ob predpostavki, da na letni ravni iz držav EU prejmete za 140 tisoč evrov blaga oziroma v države EU odpremite za 200 tisoč evrov blaga. Zato mora računovodja do 15-ega vsak mesec poročati podatke Intrastat na portal SURS.
5. Računovodske obveznosti glede letnih poročil
Letna poročila so obvezna, ne glede na to, ali vodite poslovne knjige po enostavnem ali dvostavnem sistemu. Oddaje letnih poročil so oproščeni le normirani s.p.-ji. Oglejte si, koliko stane zaključno poročilo, ki ga za vaše podjetje naredi računovodski servis.
Izdelava in oddaja bilance stanja, izkaza poslovnega izida in izkaza bilančnega dobička/izgube
Majhna podjetja, s katerih vrednostnimi papirji se ne trguje na organiziranem trgu, in osebne družbe, pri katerih za njihove obveznosti neomejeno odgovarja vsaj ena fizična oseba (poenostavljeno za s.p. in d.o.o.), morajo do 30-ega marca za prejšnje poslovno leto predložiti na Ajpes letna poročila, ki vključujejo bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz bilančnega dobička/bilančne izgube ter prilogo s pojasnili k izkazom.
