Če se podajate na podjetniško pot, se je smiselno seznaniti z določenimi računovodskimi izrazi, pa čeprav bo računovodski servis za vas vodil poslovne knjige. Že pred registracijo in ustanovitvijo podjetja se boste morali odločiti, ali pa boste avtomatično zapadli pod enega izmed sistemov evidentiranja poslovanja:
- Enostavno knjigovodstvo
- Dvostavno ali dvojno knjigovodstvo
- Evidenca izdanih listin
Kaj je knjigovodstvo?
Knjigovodstvo (vodenje poslovnih knjig) predstavlja najstarejši del računovodstva in je neizbežen del vsakega računovodenja za katero koli obliko pravne osebe in fizične osebe z dejavnostjo. Kaj vse je zanj značilno?
- Vsi poslovni dogodki se knjižijo v glavno knjigo: med poslovne dogodke štejemo vse finančne prilive in odlive (npr. prodaja izdelka ali storitve).
- Vsak poslovni dogodek ustvari knjigovodsko listino: knjigovodske listine se sestavijo za vsak poslovni dogodek. To so izdani računi, dobavnice, naročilnice, avansi, itd.
- Knjigovodsko beleženje daje podlago za sestavo letnih poročil: letna poročila (bilance stanja in drugi računovodski izkazi) se izdelajo na podlagi knjigovodskega beleženja. Slednje predstavlja tudi osnovo za različne vrste računovodstev, kot je stroškovno, poslovodno, analitično in zbirno računovodstvo.
- Daje odgovore na vprašanja, kako ste poslovali v preteklem letu: knjigovodstvo beleži finančno in premoženjsko stanje ter poslovno in finančno uspešnost podjetja.
Kakšna je razlika med enostavnim in dvostavnim knjigovodstvom?
Dvostavno in enostavno knjigovodstvo se med seboj razlikujeta v načinu beleženja poslovnih dogodkov. To je osnovna razlika, iz katere izhajajo druge prednosti ali pa slabosti enega ali drugega način vodenja poslovnih knjig.
Enostavno knjigovodstvo
Poslovni dogodki se beležijo samo v eni skupni knjigi: poslovni dogodki se v časovnem zaporedju knjižijo v knjigo prihodkov in odhodkov. Sicer pa je potrebno voditi tudi ostale evidence, kot je evidenca terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev ter register osnovnih sredstev. Zaradi tega je knjiženje enostavnejše.
Dvostavno knjigovodstvo
Poslovni dogodki se beležijo v dveh različnih knjigah: gre za malo bolj kompleksno vodenje knjig, ker se vsak poslovni dogodek poknjiži v dve različni knjigi. Sprememba se zabeleži dvakrat, enkrat v dnevniku glavne knjige glede na datum nastanka (knjiženje po časovnem vrstnem redu) in enkrat v glavno knjigo in pomožno knjigo glede na vrsto poslovnega dogodka (vsebinsko knjiženje).
Kako vem, ali moram uporabljati enostavno ali dvostavno knjigovodstvo?
Ali boste v vašem podjetju uporabljali dvostavno ali enostavno knjigovodstvo, je odvisno od različnih dejavnikov. Izbira ni vedno odvisna od vaših želja, potrebno je upoštevati tudi zakonodajne predpise. Preverite naslednje podatke.
1. Kakšni so letni prihodki podjetja?
Če so vaši letni prihodki višji od 50.000 €, potem samodejno zapadete oziroma morate koristiti dvostavni sistem vodenja knjig. Če oziroma ko presežete ta prag prihodkov, vas bo o tem obvestil računovodja. Če pa imate letne prihodke nižje od 50.000 €, se lahko sami odločite, ali boste uporabljali enostavno ali dvostavno knjigovodstvo.
2. Kakšna je povprečna vrednost aktive?
V skladu z Zakonom o gospodarskih družbah povprečna vrednost aktive, izračunana kot polovica seštevka vrednosti aktive na prvi in zadnji dan poslovnega leta, ne sme presegati 25.000 €, če želite še naprej uporabljati enostavno knjigovodstvo. Če ta znesek presežete, avtomatično zapadate pod dvostavni sistem vodenja knjig.
3. Kakšno je povprečno število zaposlenih?
Po zakonu ste avtomatično zavezani k vodenju knjig po dvostavnem sistemu, če imate v podjetju v povprečju več kot 3 zaposlene. Če boste ob registraciji podjetja zaposlili več kot 3 delavce, boste morali voditi dvostavno knjigovodstvo. Če pa odprete podjetje le z enim zaposlenim ter šele kasneje zaposlite več ljudi, lahko začnete z enostavnim knjigovodstvom.
4. Kako obsežno je vaše poslovanje oziroma?
Običajno (vendar ne nujno) je tako, da se za enostavno knjigovodstvo pogosteje odločajo mikro in manjše družbe, za dvostavno knjigovodstvo pa srednje velika in velika podjetja. To je povezano z obsegom poslovanja in posledično tudi številom poslovnih dogodkov, ki jih je potrebno vnašati v knjige. Če je obseg podatkov večji, je bolje izbrati dvostavno knjigovodstvo, ker je bolj pregledno in strukturirano, ter nudi več možnosti za analitiko poslovanja.
Tretji način vodenja poslovnih knjig – evidenca izdanih listin za normirance
Poleg enostavnega in dvostavnega knjigovodstva obstaja še tretji in bolj poenostavljen način vodenja poslovnih knjig, ki pa je namenjen le normirancem. Normirani s.p. mora voditi le evidenco izdanih listin, kar pomeni, da čez leto shranjujete vse izdane račune, ki jih nato dostavite računovodji. Če imate osnovna sredstva, morate voditi tudi evidenco osnovnih sredstev.
Ker so pri normirancih odhodki samodejno določeni glede na višino prihodkov, vam ni potrebno izdelati letnega poročila, vendar na podlagi teh podatkov (davčna osnova se obračunava glede na normirane odhodke) oddate le davčni obračun, zato da se izračuna višina akontacije dohodnine.
Kako prehajam iz enostavnega knjigovodstva v dvostavno in obratno?
Med letom ni mogoče spreminjati sistema vodenja poslovnih knjig. V vsakem primeru (če se za spremembo odločite sami, ali pa za zapade pod enega izmed sistemov knjigovodenja) morate spremembo javiti še pred koncem novega koledarskega leta.
Za nasvet lahko vprašate računovodjo
Že ob odprtju podjetja boste potrebovali računovodski servis. Takrat lahko tudi vprašate računovodjo o tem, kaj je za vaše podjetje bolj smiselno; enostavno ali dvostavno knjigovodstvo. Računovodski servis lahko tudi enostavno zamenjate, če menite, da potrebujete več individualnih svetovanj glede poslovnih odločitev v vašem podjetju. Preberite, kako speljati postopek zamenjave računovodskega servisa.
